销售部、采购部的EMS/OHSMS管理体系怎么审？

有审核员问：针对采购部和销售部在环境管理体系(EMS) 和职业健康安全管理体系(OHSMS) 的审核，重点是什么?和质量一样，抄写采购合同、销售合同吗?

管理体系不一样，审核重点也是不一样的。

有问有答，我把我的审核思路分享给大家。

核心思路

供应链影响(采购)： 采购部是组织环境与安全绩效的“入口”，其决策直接影响引入组织的物质、设备、服务和相关方的风险。

客户与物流影响(销售)： 销售部是组织产品/服务的“出口”，其活动影响产品使用、运输、处置阶段的环境安全绩效，以及与客户、物流方的接口风险。

相关方管理： 两个部门都是与外部相关方(供应商、承包商、客户、物流商)交互的关键接口，相关方的环境安全表现是审核重点。

过程控制： 部门内部运作过程(如仓储、办公、差旅)的环境安全风险。

一、采购部审核重点

(一) 环境管理体系(EMS)

供应商环境资质与绩效评估：

是否建立了供应商/承包商环境准入标准(如要求ISO 14001认证、符合环保法规、无重大环境违法记录)?如何评估和选择?

对新供应商引入和现有供应商定期评价时，是否包含环境绩效指标(如能耗、排放、废弃物管理、有害物质控制)?

是否收集并评审供应商提供的环境合规证明(如环评、排污许可、危废转移联单)?

采购物质的环境要求：

是否识别了采购物品(尤其是原材料、化学品、包装材料、设备)中的重要环境因素(如有害物质含量、可回收性、能效)?

采购合同、订单或技术规格书中是否明确了对采购物品的环境要求(如RoHS, REACH, 无PFAS, 能效等级, 再生材料比例, 包装减量要求)?

如何确保采购物品(特别是化学品)附带完整的安全数据表(SDS/MSDS)?SDS是否传递给了使用部门(如仓库、生产)和EHS部门?

绿色采购与可持续供应链：

是否有推动使用环保替代品、可回收材料、节能设备的政策或实践?

是否关注供应商的碳足迹、水资源管理、生物多样性保护等更广泛的可持续性议题?(听说今后的标准都将加上生物多样性议题)

危险化学品管理：

采购危险化学品前，是否经过EHS部门审批(必要性评估)?

是否确保只从具备合法资质的供应商处采购危化品?

采购信息(SDS)是否准确、完整、及时传递?

包装材料管理：

采购包装材料时，是否优先考虑可重复使用、可循环或可降解的材料?

是否向供应商提出了包装减量化(减少层数、体积、使用轻量化材料)的要求?

供应商环境不符合项与改进：

当发现供应商存在环境违规或提供不符合环境要求的物品时，如何沟通、处理并要求整改?是否有记录?

是否推动供应商进行环境绩效改善?

(二) 职业健康安全管理体系(OHSMS)

供应商/承包商OHS资质与绩效评估：

是否建立了供应商/承包商OHS准入标准(如要求ISO 45001认证、良好的安全记录、特种作业人员资质)?如何评估和选择?

对新供应商引入和现有供应商定期评价时，是否包含OHS绩效指标(如工伤率、事故记录、安全投入、安全培训)?

是否收集并评审供应商提供的安全资质证明(如安全生产许可证、特种设备检验报告、员工工伤保险证明)?

采购设备与物料的安全要求：

采购的机器设备、工具、防护设施等，是否符合国家安全标准?是否要求供应商提供安全操作手册和必要的防护装置?

采购的劳保用品(PPE)是否具有有效的安全认证?质量是否符合标准?采购信息是否传递到位?

采购的物料(特别是重物、尖锐物、化学品、易制毒易制爆)在搬运、储存过程中是否存在安全风险?采购规格是否考虑了搬运便利性?

承包商/外包服务安全管理：

(这是采购部在OHSMS中的重中之重!)

选择提供现场服务的承包商(如物流、设备安装维修、保洁、工程施工)时，OHS资质和能力评估流程是否严格、有效?

合同或协议中是否明确规定了双方的OHS责任和义务?是否包含安全要求、准入条件、安全绩效指标、监督与处罚条款?

承包商入场前，是否进行安全交底/培训?是否审查其作业方案(特别是高危作业)和应急预案?

对承包商现场作业是否有安全监督和检查?发现问题如何处理?记录是否完整?

是否对承包商的安全绩效进行评价和反馈?

供应商OHS不符合项与改进：

当发现供应商提供的设备/物料存在安全隐患或承包商现场作业违反安全规定时，如何沟通、处理并要求整改?是否有记录?

是否推动供应商改善OHS绩效?

二、销售部审核重点

(一) 环境管理体系(EMS)*全寿命周期的概念

产品环境特性与客户沟通：

销售人员是否了解所销售产品的关键环境特性(如能效、有害物质含量、回收信息、碳足迹)?

是否向客户准确传递产品的环保信息、使用注意事项(尤其涉及化学品)、回收/处置要求?是否提供必要的文件(如SDS, 环保说明书)?

是否主动收集客户对产品的环保要求或期望(如客户自身的环保标准、包装要求)并反馈给内部(设计、生产)?

物流运输的环境影响：

在选择物流服务商时，是否考虑其环境绩效(如是否使用节能车辆、是否有绿色物流政策)?

是否与物流商协作优化运输方案(如合并运输、选择低碳运输方式)以减少碳排放?

产品包装设计(销售部可能参与意见)是否符合环保和减量要求?是否避免过度包装?

产品使用与废弃阶段的责任延伸：

对于有回收或生产者责任延伸要求的产品(如电器电子、电池、包装)，销售部在流程中是否履行了告知、回收或配合回收的责任?相关记录?

是否了解并遵守产品出口目标市场的环保法规(如WEEE, RoHS, 包装指令)?

客户现场服务(如安装、维修)的环境影响：

若销售涉及现场服务，相关活动(车辆、设备使用、产生的废弃物)是否识别了环境因素并得到控制?服务人员是否接受环境培训?

(二) 职业健康安全管理体系(OHSMS)

物流运输的安全管理：

(这是销售部在OHSMS中的重点之一)

选择物流服务商时，是否严格评估其安全管理体系、事故记录、驾驶员资质和培训、车辆安全状况?

合同或协议中是否明确物流商的运输安全责任(尤其是危险品运输)?是否要求其遵守交通法规和安全操作规程?

对于特殊货物(如超大超重、危险品)，是否向物流商提供了准确的安全信息和运输要求?

是否关注物流过程中发生的安全事故或隐患?如何沟通和处理?

销售人员自身安全：

(这是销售部在OHSMS中的另一个重点!)

差旅安全： 是否有差旅安全规定?是否对员工进行交通安全(自驾/乘车)、住宿安全、陌生环境安全、防抢防盗等培训?车辆维护保养是否到位?

驾驶安全： 公司车辆或私车公用的管理是否规范?是否有禁止疲劳驾驶、超速的规定?行车记录是否检查?

客户现场安全： 销售人员访问客户现场(尤其是工厂、工地等)前，是否进行安全告知或要求?进入现场是否遵守客户的安保和安全规定(如佩戴PPE)?是否识别了客户现场可能存在的安全风险?

样品搬运安全： 搬运展示样品时是否存在扭伤、砸伤等风险?是否有安全操作指引?

客户现场服务的安全(如适用)：

若销售涉及现场服务，相关活动(如设备安装、演示)是否进行了风险评估?服务人员是否具备相应资质和安全技能?是否遵守客户现场的许可作业制度?

办公区域安全：

销售部内部的办公环境是否存在安全隐患(如消防通道堵塞、电气安全、滑倒)?员工是否了解应急程序?

样品/展示品管理：

存储或展示的样品(特别是涉及化学品、重型设备、锋利物品等)是否存在安全风险?管理是否得当?

通用审核要点(适用于两个部门)

环境因素/危险源识别： 部门是否识别了其活动、产品(采购/销售的产品)和服务中的环境因素和危险源?识别是否充分?评价是否合理?

法律法规与其他要求： 部门是否了解与其职责相关的环境安全法规(特别是供应商管理、产品责任、运输安全、化学品管理、差旅安全等方面的法规)?获取和更新的渠道是否畅通?

目标、指标与管理方案： 部门是否有支撑公司EMS/OHSMS目标的具体行动或管理方案?进展如何?

能力、培训与意识： 部门员工(特别是采购员、销售员、跟单员)是否接受过必要的EMS/OHSMS培训?是否了解自身在体系中的角色和责任?是否具备相关的环境安全知识(如供应商评估要点、产品环保特性、差旅安全、客户现场安全要求)?

信息交流： 部门内部以及与EHS部门、其他部门(如仓库、生产、法务)、外部相关方(供应商、客户、物流商)在环境安全方面的信息沟通是否及时、有效?是否有记录?(如供应商EHS表现反馈、客户安全要求传递、物流事故报告)

文件与记录控制： 与采购/销售过程相关的环境安全管理文件(如供应商评估表、合同安全条款、SDS、物流商资质、差旅安全规定)和记录(如评估结果、沟通记录、培训记录)是否得到有效控制?是否完整、清晰、易于检索?

运行控制： 上述各项重点要求是否有成文的操作程序或规定?员工在实际操作中是否遵守?

应急准备与响应： 部门是否了解与其活动相关的潜在紧急情况(如供应商危化品事故、运输事故、客户现场安全事故、员工差旅意外)?是否知道相应的报告和响应流程?

绩效监视与测量： 是否有监控供应商/物流商环境安全绩效、部门内部环境安全目标达成情况(如绿色采购比例、安全事故率)的指标和方法?

内部审核与管理评审输入： 部门是否参与内部审核?是否为管理评审提供有关供应商/物流商管理、产品安全、运输安全、差旅安全等方面的绩效和问题信息?

不符合、纠正措施与持续改进： 部门在环境安全方面发现的问题(如供应商不符合、物流事故、员工安全事件)是否及时报告?是否分析原因并采取有效的纠正措施?是否有持续改进的案例?

审核方法建议

访谈： 采购经理/员工、销售经理/员工、关键岗位人员(如跟单员)。

查阅文件记录： 供应商评估报告、采购合同/订单、SDS管理记录、供应商/物流商资质档案、安全协议、销售合同/订单、物流运输单据、差旅申请/报销记录、培训记录、沟通记录、事故/不符合报告、管理评审输入材料。

现场观察： 办公区域安全状况、样品存储/展示情况(销售部)、文件管理情况。

抽样： 抽取不同类别的供应商(如原材料、化学品、设备、服务)、物流商、采购订单、销售订单、差旅记录进行检查。和质量关注的产品构成的原材料不一样，别抄错了合同。

总的来说： 审核采购部和销售部时，核心在于抓住其“接口” 特性。采购部重点在于“输入控制”(管好供应商引入的EHS风险)，销售部重点在于“输出管理”(管好产品/服务交付及自身活动产生的EHS风险)和“客户/物流相关方管理”。结合体系标准和部门业务流程，围绕上述重点深入核查，就能有效评估其EMS和OHSMS运行的符合性和有效性。祝你审核顺利!